Skip to content

Slimmer werken werkt

23 april 2012

Drie dagen van je werkplek, terugkomen en 80 nieuwe e-mailberichten in je mailbox vinden. Welk bericht vraagt om actie, welke zijn belangrijk of minder belangrijk, kunnen weggegooid, gedelegeerd of opgeslagen worden? Naar alle waarschijnlijkheid heb je er zelf al een oplossing voor gevonden: mappen per project bijvoorbeeld, of juist alle berichten in je inbox laten staan en de berichten waar je nog iets mee moet doen markeren voor opvolging of markeren als ongelezen. Hoe het ook is, als iemand je twee dagen later zou vragen op welke berichten je actie moet nemen, dan kan je dat moeilijk terughalen.

En dan ben je door je mail heen en ga je aan de slag en dan hoor je ‘ping’ uit je computerluidsprekers of uit je mobiele telefoon of je ziet rechtsonderin je scherm een pop-up met de berichtgegevens: je hebt een nieuw e-mailbericht ontvangen. Het leidt je af, je bent even je concentratie kwijt en misschien klik je nog even op het bericht om te kijken of je er iets mee moet. Wat je net aan het doen was, is even blijven liggen en je merkt dat je niet meer zo gemakkelijk de draad oppakt.

Aan het eind van een dag sluit je dan je computer af en vraag je jezelf af wat je die dag precies gedaan hebt. Een hele hoop, maar wat precies?

Slimmer werken werkt

Precies tien jaar geleden publiceerde David Allen “Getting Things Done: the art of stressfree productivity”. Vrij vertaald: dingen gedaan krijgen. Zijn kernboodschap? We zijn allemaal kenniswerkers geworden en we leren weliswaar allemaal een vak, maar niemand leert ons de competenties om kenniswerker te worden. Eén van de kerncompetenties waar hij als karatedocent gefascineerd door was geraakt, was die van focus: precies weten wat je doen moet en dat dan gaan doen. Tegelijkertijd constateerde hij dat door de komst van e-mail, voicemail, Skype, SMS, WhatsApp, Facebook, Hyves, Twitter, Yammer, e-Learning (& ga maar door) het aantal bronnen waaruit potentieel acties (maar ook kennis of inzichten) kunnen komen voor de kenniswerker exponentieel gegroeid waren. David zag professionals ermee worstelen en steeds meer tijd aan de communicatiemiddelen besteden en – zo leek het wel – minder aan het werkelijke werk.

David wordt nu gezien als de grondlegger van lifehacking: door jezelf (en je computer) slimme trucjes te leren kan je de informatieoverdaad in je leven inperken en tijd vrijmaken voor geconcentreerd werk. Recentelijk neurologisch onderzoek dat Tony Schwartz gedaan heeft, onderschrijft het belang van het werk van Allen en collega’s (denk aan Merlin Mann en Gina Trapani, maar ook aan Leo Babauta en Winnifred Gallagher). Als je geconcentreerde aandacht verstoord wordt, bijvoorbeeld door een e-mail- of voicemailbericht, dan duurt het tot 24 minuten voordat je concentratie weer op het oude peil terug is. Ook het idee dat multi-tasken een oplossing is, blijkt een illusie: als je twee dingen tegelijk doet, duurt het ongeveer anderhalf keer zo lang om ze goed te doen, dan wanneer je ze achter elkaar gedaan zou hebben. Dat zijn twee droge feiten waar je best van kunt schrikken. Er is gelukkig ook goed nieuws. Geconcentreerde aandacht bevordert namelijk je welbevinden, je zelfvertrouwen en je reflectievermogen. Dat klinkt misschien te goed om waar te zijn, maar ook hier kunnen neurologen in onze hersenen bewijs voor vinden.

En hoe werkt David nou zelf slimmer? Zo 😉
Advertisements
3 reacties leave one →
  1. 1 mei 2012 13:48

    Leuk filmpje van David Allen 🙂

  2. 24 april 2012 11:04

    Helder verhaal Evert! En leuk hoe meneer Allen enthousiast over z’n opgeruimde bureau vertelt…! Herkenning! Een ordelijke ruimte geeft me rust…

  3. 24 april 2012 08:52

    Hoi Evert, dank voor deze prikkel! Ik ga meteen mijn (thuis)bureau her-inrichten! Op het werk vraagt het een andere actie: ZEN! Bij de gemeente Haarlemmermeer zijn we net overgestapt op flexplekken, dus daar zijn de bureaus wel clean. Echter, dat met die FOCUS, dat moet nog z’n plek krijgen…
    Stilzitten achter je bureau, geconcentreerd op een tekst of, erger nog als we wat vakliteratuur bestuderen, dat wekt argwaan. Er moet (zichtbare) actie zijn, liefst meerdere acties tegelijk (bijvoorbeeld doordat we er juist erg aan hechten dat je zo maar even bij elkaar kunt langslopen voor vragen en advies). Thuiswerken (ik produceer dan veel meer, in de rato zoals in je blog beschreven!) wordt daarom ook argwanend bekeken: a) je collega’s zien je niet in actie en b) je doet anderhalf keer zo veel in minder tijd, dat kan toch niet kloppen?
    Kortom, ik ga de trom roeren voor FOCUS.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: